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行政書士業務solicitor

内容証明郵便の作成をサポートします

権利義務
関係
内容証明郵便の作成 <内容証明>

内容証明とは、郵便物の内容文書について、いつ、いかなる内容のものを誰から誰へあてて差し出したかということを、差出人が作成した謄本によって日本郵便が証明する制度です。
このように、内容証明で証明されるものは内容文書の存在であり、文書の内容が真実であるかどうかを証明するものではありません。
・内容文書とは、受取人へ送達する文書をいいます。
・謄本とは、内容文書を謄写した書面をいい、差出人および引受事業所において保管するものです。

内容証明郵便は、後々のトラブル防止や契約後のクーリングオフ等には有効な手段です。
行政書士は依頼者の意思に基づき、文書作成の代理人として法的効力が生じる書面にとりまとめ、内容証明郵便として作成いたします。

内容証明郵便の作成方法

内容文書1通に謄本2通を添えて郵便窓口へお出しください。内容文書・謄本とも、用紙の大きさ、記載用具を問いませんから、市販の内容証明用紙以外の用紙を用いても、また、コピーにより作成してもかまいません。
謄本の字数・行数は1行20字(記号は、1個を1字とします。以下同じとします。)以内、1枚26行以内で作成します。ただし、謄本を横書きで作成するときは、1行13字以内、1枚40行以内または1行26字以内、1枚20行以内で作成することができます。

<謄本の字数・行数の制限>
区別 字数・行数の制限
縦書きの場合 ・1行20字以内、1枚26行以内
横書きの場合 ・1行20字以内、1枚26行以内
・1行13字以内、1枚40行以内
・1行26字以内、1枚20行以内
この制限は、謄本に関するものであり、内容文書には、字数・行数の制限はありません。

<作成の注意点>
内容証明の取扱いは、主に次の条件を満たすもの必要があります。
1.文書1通のみを内容としていること。
 このため、内容文書以外の物(図面や返信用封筒等)を同封することはできません。また、為替証書や小切手等の有価証券についても同様です。
2. 次の文字または記号によって記載されていること。
 仮名・漢字・数字・英字(固有名詞に限ります。)・括弧・句読点・その他一般に記号として使用されるもの
3. 一般書留とした郵便物であること。

<捺印は?>
内容証明郵便への捺印は差出人の任意であり、必ず押さなければならないものではありません。ただし、謄本の内容を訂正する場合の訂正印や、謄本の枚数が2枚以上にわたるときは契印が必要となります。

主な内容証明の差出方法
<差出事業所>
差し出すことのできる事業所は、日本郵便の集配事業所および支社が指定した事業所です。すべての事業所において差し出すことができるものではありませんので、あらかじめ差し出そうとする事業所へお尋ねください。

<差出方法>
郵便窓口に次のものを提出していただきます。
ア. 内容文書(受取人へ送付するもの)
イ. アの謄本2通(差出人および事業所が各1通ずつ保存するもの)
ウ. 差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒
エ. 内容証明料を含む郵便料金
 念のため、差出人の印鑑をお持ちいただくことをお勧めいたします。

内容証明郵便の郵便料金
内容証明の加算料金は420円 (2枚目以降は250円増)となります。
  1. 一般書留とする必要があります。
  2. 速達、一般書留、引受時刻証明、配達証明、特別送達、本人限定受取、代金引換および配達日指定以外のオプションサービスとすることはできません。
  3. 同文内容証明については、1通は上記に定める額とし、その他は1通ごとにその半額となります。
  4. 差出事業所で謄本を閲覧する場合の料金は420円となります。
  5. 内容証明料(一般の内容証明の場合)
    謄本 1枚 2枚 3枚 4枚 5枚
    料金 420円 670円 920円 1,170円 1,420円

保存期間
差出事業所における謄本の保存期間は5年間です。このため、感熱紙等5年間の保存に耐えないものは、謄本の用紙として使用することができません。


電子内容証明(e内容証明)サービスがスタート
電子内容証明サービスとは・・・
現行の内容証明郵便を電子化し、インターネットを通じて24時間受付けを行うサービスです。
お客様から送信された電子内容証明文書を支店の電子内容証明システムにて受付けます。その後、電子内容証明の証明文、日付印を文書内に挿入し、差出人宛て謄本、受取人宛て原本を自動印刷します。 印刷時には文書が確実にプリントアウトされていることを再電子化してオリジナル電子文書とつき合わせることにより確認し、自動封入封かんを行い郵便物として発送します。



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